Comunicación Efectiva: Trabajo en Equipo 1.2

HABILIDADES INTERPERSONALES

INTRODUCCIÓN

Hay que tener en cuenta que para alcanzar el éxito en el mundo laboral actual, con la importancia que se le da a la colaboración, el trabajo en equipo, la motivación y el liderazgo, es indispensable perfeccionar las habilidades interpersonales mediante diferentes técnicas. Estas deben convinarse correctamente con conocimientos técnicos y buenos hábitos de trabajo para lograr el éxito en cualquier empleo. Se espera que los trabajadores de todos los niveles no sólo resuelvan problemas y mejoren los procesos, sino también que interactúen en forma eficaz con otros empleados, formando así un ambiente laboral óptimo. Además, no tener buenas relaciones con los demás puede dañar la trayectoria profesional de una persona. 

MODELO PARA EL MEJORAMIENTO DE LAS HABILIDADES INTERPERSONALES

Para adquirir habilidades interpersonales se puede seguir un modelo básico de aprendizaje que se aplique al cambio de conducta. El aprendizaje consta de una secuencia de cinco partes, como se muestra en la figura 1-1. Para cambiar de conducta se necesita de una meta y una manera de medir su realidad en relación con esta meta. También requiere una forma de valorar esa realidad y un modo de obtener retroalimentación sobre el impacto de sus nuevas acciones.

META O SITUACIÓN DESEADA

Mejorar sus relaciones internacionales exige una meta o situación deseada clara. La meta es importante para mejorar el rendimiento y para ello se necesito un objetivo específico. Si tenemos una meta en mente, se verá la necesidad de alcanzarla, incrementando la satisfacción personal como su rendimiento en la tarea, el cumplimiento de la meta también involucra que cuando uno  percibe que no ha llegado a sus objetivos, suele incrementar su esfuerzo o modificar su estrategia para alcanzarlos. Tener una meta ayuda a proporcionar motivación y permite ejercer la autodisciplina necesaria para seguir adelante con lo planeado. 

“DE REGRESO AL CASO INICIAL”

Cuando Todd se enteró de que había sido descalificado para el ascenso, pudo haberse sentido molesto y renunciar o vengarse de alguna otra forma. En vez de eso, decidió actuar en forma constructiva desarrollando en mayor grado sus habilidades interpersonales. La actitud constructiva del gerente fue beneficiosa para Todd, a quien se le dijo que con un poco más de refinamiento en el trato con la gente sería un candidato natural para un puesto de subgerente. El punto de partida de Todd para desarrollar sus habilidades de relaciones humanas era consultar al gerente de Recursos Humanos del hotel.

VALORACIÓN DE LA REALIDAD 

Como segundo requisito para lograr un cambio de conducta es el valorar la realidad, se refiere a que la persona que se encuentra en camino de completar una meta debe valorar cada paso que de para alcanzarla y reconocer su propio esfuerzo. Pedir la opinión de terceras personas es positivo si realmente se tiene confianza en ellos y la sinceridad que ellos expresen, esto ayudaría a la persona a mejorar el camino para el cumplimiento de una meta. Estas personas pueden ser compañeros de trabajo, amigos, padres, etc.

UN PLAN DE ACCIÓN 

Un modelo de aprendizaje implica un mecanismo para cambiar la relación entre la persona y el entorno. Un plan de acción consiste en una serie de pasos para alcanzar una meta, de lo contrario la meta sería inalcanzable. La persona que establece la meta tal vez no dé los pasos iniciales para convertir su sueño (un objetivo de alto nivel) en realidad. Si su meta es convertirse algún día en el dueño de su propio negocio, su plan de acción debe incluir ahorrar dinero, establecer una buena capacidad crediticia y desarrollar docenas de contactos.

RETROALIMENTACIÓN SOBRE LAS ACCIONES 

El cuarto paso del modelo de aprendizaje es medir los efectos de las propias acciones con la realidad. La persona que aplica este modelo tiene que tener retroalimentación sobre las consecuencias de sus actos. Cuando su meta de mejoramiento de las habilidades es compleja, tal como resolver de un modo más eficaz los conflictos, por lo general tendrá que medir su avance de diferentes maneras. También necesitará mediciones de corto y de largo plazos sobre la eficacia de sus acciones. Las mediciones de largo plazo son esenciales porque las actividades para desarrollar habilidades con consecuencias muy importantes tienen repercusiones de largo alcance. 

PRÁCTICA FRECUENTE 

El paso final en el modelo de aprendizaje permite un auténtico desarrollo de habilidades. Al utilizar la nueva conducta es un gran comienzo en la adquisición de unas nuevas habilidades interpersonales. Sin embargo, para no perderla deberá incluirse a su conducta habitual. Hay que tener en claro siempre que una habilidad comprende muchos hábitos. Por ejemplo, las habilidades para ofrecer un buen servicio al cliente incluyen los hábitos de sonreír y escuchar con atención.

“DE REGRESO AL CASO INICIAL”

Si Todd quería que lo ascendieran a subgerente, tenía que perfeccionar sus habilidades interpersonales. Después de ser rechazado para el ascenso, se sintió un poco desalentado. Sin embargo, trabajó con ahínco en el desarrollo de sus habilidades interpersonales e incluso tomó un curso de comunicación empresarial. Unos 18 meses después, la cadena hotelera compró otro hotel en la zona, y Todd fue promovido a subgerente del recién adquirido hotel.

IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DE DESARROLLO 

Una persona tiene más probabilidad de adquirir habilidades nuevas cuando siente la necesidad de cambiar. Al área específica en la que una persona necesita cambiar se le denomina necesidad de desarrollo. Para poder mejorar nuestras habilidades interpersonales, debemos saber cómo nos perciben las personas con las que nos relacionamos, ya sean amigos, familia, colegas, etc. Una necesidad de desarrollo puede ser identificada de diversas maneras. Primero, si somos francos consigo mismos es más fácil identificar las áreas en las que se necesita un cambio. Segundo, otra forma es pensar en la retroalimentación (comentarios de terceras personas) que ha recibido. Si de manera constante le piden que mejore en un área en particular, podría plantearse la hipótesis de que la retroalimentación tiene fundamento. Un tercer método sería solicitar retroalimentación, pidiendo la opinión de la gente que lo conoce bien para que le ayude a identificar las necesidades de mejoramiento con respecto a las habilidades interpersonales. Una cuarta forma de identificar las necesidades está relacionada con las tres anteriores: retroalimentación proveniente de las evaluaciones de rendimiento, cuando una empresa cuenta con evaluaciones de rendimiento con el fin de ayudar a la gente a desarrollarse, tal vez haya recibido sugerencias constructivas durante la evaluación. 

NECESIDADES UNIVERSALES DE MEJORAR LAS RELACIONES INTERPERSONALES 

Hay áreas para el mejoramiento de habilidades interpersonales generadas en un ambiente laboral, estas se denominan necesidades universales de capacitación. Una necesidad universal determinada puede ser también una necesidad de desarrollo individual. Las principales necesidades universales de capacitación son las siguientes: 

1. Comprensión de las diferencias individuales. Para tratar a los demás de una manera efectiva en el trabajo, es necesario reconocer que la gente tiene diferentes capacidades, necesidades e intereses, y entenderlos te lleva a un aplicarlos en un trabajo en equipo.

2. Comunicación interpersonal. La comunicación eficaz con la gente que se trabaja y la gente a la que se le brinda el servicio es esencial.

3. Desarrollo de habilidades para el trabajo en equipo. Como actualmente todas las empresa adoptan el trabajo en equipo, por lo tanto, hay que ser un buen integrante del equipo aumentando sus posibilidades de éxito en la organización moderna. 

4. Solución de problemas en grupo. Como parte del mismo movimiento que da mayor importancia a los equipos de trabajo, las organizaciones ahora dependen en gran medida de la solución de problemas en grupo. En consecuencia, aportar más que el promedio de los integrantes a la solución de problemas en grupo es una parte clave de las relaciones interpersonales efectivas en el trabajo. 

5. Relaciones interculturales. Es poder tratar con eficiencia a gente de diferentes culturas, de su propio país o del extranjero, convirtiéndose en un importante requisito para el éxito. 

6. Resolución de conflictos con los demás. El conflicto en el trabajo es casi inevitable, ya sea en coordinaciones o resultados, por ello las relaciones interpersonales efectivas dependen si sabe resolver muy bien los conflictos.

7. Convertirse en un líder eficiente. En las organizaciones de nuestros días mucha gente tiene la oportunidad de practicar el liderazgo, aunque sea sólo durante una tarea temporal. Por consiguiente, mejorar las propias habilidades de liderazgo es casi una necesidad universal. 

8. Motivación de los demás. Siempre un empleado tiene que saber motivar a la gente que depende de usted para concluir su trabajo, la mayoría necesita desarrollar la motivación. 

9. Ayudar a los demás a desarrollarse. Debido a que en las organizaciones actualmente el poder se comparte por igual, es por ello que a más personas se les pide que se ayuden entre sí a crecer y desarrollarse. 

10. Habilidades políticas positivas. Es la posibilidad de influir en los demás de modo que usted satisfaga sus propios intereses. Las habilidades políticas positivas le permiten satisfacer sus intereses sin actuar en forma poco ética o engañosa.

11. Habilidades de servicio al cliente. Referido a que todo trabajador debe saber ofrecer un buen servicio, para ello se necesita fortalecer sus habilidades en la atención de clientes tanto externos como internos. 

12. Fortalecimiento de la conducta ética. Como profesionales actuamos éticamente, pero se puede perfeccionar nuestra capacidad de tomar decisiones éticas. Al tomar en forma constante decisiones con un alto sentido ético, la gente puede mejorar sus relaciones interpersonales. 

13. Productividad personal y control del estrés. El control y administración del tiempo contribuye a relacionarse bien con los demás. Al ser eficiente y productivo y tener controlado el estrés, usted se encuentra en mejor posición de relacionarse en forma cómoda con los demás. En un ambiente laboral optimo incluye a las personas que no posterga en forma innecesaria sus tareas y que no está visiblemente estresadas. 

14. Habilidades para buscar empleo y administrar la trayectoria profesional. Encontrar el empleo correcto como administrar su trayectoria profesional dependen en gran medida de que usted tenga buenas habilidades interpersonales. 

APRENDIZAJE INFORMAL 

Las capacitaciones que se brindan a los empleados, utilizando videoconferencias o cursos en DVD o videocintas; ofrecer capacitación asistida por computadora. En el ámbito laboral los trabajadores también desarrollan habilidades interpersonales al relacionarse con los asociados del trabajo y observar cómo otras personas resuelven sus problemas de relaciones interpersonales. La figura 1-2 presenta un resumen de cómo la gente aprende en el trabajo. 

El aprendizaje informal es la “adquisición de conocimiento y habilidades que se efectúa en forma natural fuera de un entorno estructurado de aprendizaje”, este aprendizaje ocurre sin importar que haya una meta establecida o un método definido. 

EXPERIENCIAS ESPECÍFICAS DE DESARROLLO 

Otra perspectiva del desarrollo de habilidades interpersonales en el trabajo es que ciertas experiencias se adaptan de manera particular a dicho desarrollo. Hacer frente a un cliente difícil, como se sugirió, sería uno de estos escenarios. 

• Responsabilidades desconocidas. La persona tiene que asumir responsabilidades nuevas, muy diferentes o mucho más amplias que las anteriores. 

• Probarse a sí mismo. La presión extra de demostrar qué puede afrontar de manera efectiva las responsabilidades nuevas, es probable que desarrolle habilidades para proyectar autoconfianza.

• Problemas con los empleados. Si sus compañeros de trabajo que carecen de la experiencia, son incompetentes o no están motivados, se necesitarán habilidades como la de escuchar en forma efectiva y resolver conflictos para desarrollar un mejor trabajo.

• Influir sin tener autoridad. Se pueden practicar las  habilidades de influir en la gente cuando se ve obligado a influir en compañeros de trabajo. Los líderes de equipo de trabajo, por lo general enfrentan el desafío de influir en trabajadores sobre los que no tienen ninguna autoridad para aplicar una disciplina. 

• Gerente difícil. Si tiene un gerente con que tiene opiniones diferentes sobre la manera solucionar los problemas, o si éste padece serias deficiencias, usted tendrá que recurrir a sus mejores habilidades de relaciones humanas para sobrevivir. El tema general que puede derivarse de estos escenarios es que ciertos obstáculos que surgen en el trabajo requieren un alto nivel de habilidades interpersonales. La capacitación formal puede significar una gran ayuda, porque usted podría recordar una habilidad que con toda seguridad funcionaría en una situación particular.