Desarrollo Organizacional Lección 3.1

El desarrollo organizacional desde el enfoque sistémico

Enfoque de sistema abierto 

El Desarrollo Organizacional se considera un sistema abierto, significa que por  naturaleza, todo sistema es adaptable y, por ende, se reajusta constantemente ante nuevos insumos o estímulos ambientales. El sistema abierto tiene un constante intercambio con el medio, esto es, cada sistema se encuentra inmerso en una organización circundante mayor que forma un suprasistema que influye en él. 

 

Ecosistema

Término para comprender mejor el enfoque sistema abierto y la interrelación que deben tener todos los componentes de ese sistema con el fin de que logren estar armónicamente coordinados. Un ecosistema es, un sistema natural que está formado por un conjunto de organismos vivos (biocenosis) y el medio físico donde se relacionan (biotopo). Un ecosistema es una unidad compuesta de organismos interdependientes que comparten el mismo hábitat. Los ecosistemas suelen formar una serie de cadenas que muestran la interdependencia de los organismos dentro del sistema. 

También se puede definir así: un ecosistema consta de la comunidad biológica de un lugar y los factores físicos y químicos que constituyen el ambiente abiótico. Si lo llevamos a empresa, ¿Qué se puede concluir?. 

Tipos de sistemas administrativos 

En una empresa existen diversos tipos de sistemas administrativos, a saber: 

Operacionales: captan, procesan y reportan información de carácter repetitivo, con pasos lógicos y periódicos.

Directivos: la información no sigue un procedimiento establecido de procesamiento o selección; por ejemplo, optar por diferentes alternativas de información para llegar a la mejor toma de decisiones. 

De control: mecanismos utilizados para que un sistema funcione de acuerdo con los objetivos deseados; por ejemplo, el presupuesto maestro que los contadores emplean para establecer periódicamente comparaciones entre la erogación real y la presupuestada. 

Informativos: manejan datos y elaboran reportes que permiten tomar una decisión de acuerdo con los objetivos establecidos; por ejemplo, las actividades que desarrolla el departamento de sistemas, como el control de la “red computacional” de una empresa. 

Características de los sistemas 

Por su parte, el concepto de sistema abierto implica que: 

1.    Existe un intercambio de energía e información entre el sistema y su entorno, lo cual significa que se encuentran en permanente interacción con el medio. 

2.    Ese intercambio o interacción es de tal naturaleza que logra mantener alguna forma de equilibrio continuo. 

3.    Las relaciones con el entorno son tales que admiten cambios y adaptaciones. 

Sin embargo, se debe señalar que todo sistema sufre lo que se conoce como entropía, un desgaste en la organización producto de su tarea operativa diaria que puede llevar al agotamiento, la desorganización, la desintegración y finalmente la muerte. 

Para poder sobrevivir, los sistemas abiertos necesitan detener ese proceso de entropía y reabastecerse de energía, manteniendo su estructura organizativa, adecuando sus sistemas, procedimientos, métodos de control, medios de operación, su potencial humano y los elementos físicos que utilizan. Es aquí donde entra en acción el proceso de entropía negativa o neguentropía, que implica la revisión de esos mismos sistemas, procedimientos, métodos de control, medios de operación, su potencial humano y los elementos físicos empleados. Luego de ello, la organización se revitaliza y sigue existiendo. 

Obviamente, también se debe considerar que, para que sea efectivo, en todo sistema debe llevarse a cabo de manera permanente un proceso de homeostasis, definido como el proceso de equilibro dinámico en las partes del sistema abierto. 

Ejemplifiquemos con el caso de una empresa que se ve afectada por un fenomeno económico: inflación, cambios en la legislacióm fiscal, etc. La homeostasis en esa empresa se presenta llevando a cabo una redefinición de funciones, reduciendo gastos y formulando una nueva estrategia, para así continuar teniendo presencia en el mercado. Esto es: la empresa se tiene que “reinventar”, abandonar la etapa de confort y afrontar nuevos retos. ¿Le es familiar este caso? 

De acuerdo con el enfoque de sistema abierto, los sistemas que conforman la organización, como la organización misma y la gente, el intercambio de información y los recursos que la relacionan con el medio, pueden variar en función de las exigencias del ambiente; por ejemplo, las organizaciones se ven afectadas por la disponibilidad de materia prima, la demanda de los clientes y las regulaciones gubernamentales. Es muy importante entender cómo estas fuerzas externas afectan a la organización para poder comprender su comportamiento interno. 

¿Cómo se puede representar un sistema abierto? En principio es necesario tener en cuenta tres aspectos: entradas (inputs) , operaciones y salidas (outputs).

·      Entradas: se consideran como tales el factor humano u otros recursos como materia prima, energía, etc. 

·      Operación: involucra el proceso productivo o de transformación de la materia prima, luego de lo cual comienza la tercera fase. 

·      Salidas: son los resultados de lo que es transformado por el sistema. 

Asimismo, es importante que este proceso cuente con “realimentación” o feedback, es decir, supervisar si se efectúan de manera correcta todas las fases del proceso. 

 

Sistemas mecánicos, sistemas orgánicos y su relación con el desarrollo organizacional

Para continuar con este tema, bien vale la pena reflexionar sobre la diferencia entre los sistemas mecánicos, los orgánicos y su relación con el DO. 

 

Un sistema mecánico se define como un enfoque tradicional, rígido, acartonado, que no se modifica, a pesar de que sea necesario hacerlo. 

Un sistema orgánico es el que se torna flexible ante las exigencias del entorno. En otras palabras: se reinventa cuantas veces sea necesario. 

Este último es el enfoque con el que se relaciona el DO. Se enfatizan las relaciones interpersonales, se propicia el desarrollo de equipos de alto desempeño, se descentraliza la autoridad y se implantan esquemas de responsabilidad y control. En concreto, la toma de decisiones es compartida. 

Ejemplo de un sistema orgánico relacionado con el DO 

La empresa Danone, planta Irapuato, ciudad, ubicada en el centro de la República Mexicana, aplica el siguiente modelo de administración (figura 4.4). 

 

Finalmente, el estilo de administración va oscilando de una etapa de “arranque”, en la que el directivo ejerce un es- tilo altamente dirigido, dicta instrucciones, ordena y espera que se acaten literalmente sus órdenes (observe el cambio de posición que va teniendo la alta dirección, representada por la cruz), migrando hacia un estilo “E3” de total delegación de autoridad para que el equipo desarrolle ampliamente su po- tencial, ahora llamado “competencia”, tema que analizaremos posteriormente, pero sin deslindarse totalmente del equipo. Si se requiere, el directivo debe apoyar al equipo, actividad co- nocida actualmente como coaching, principio que se analizará asimismo en un capítulo posterior. 

Diagnóstico del sistema organizacional 

Según el enfoque de los sistemas abiertos, la organización puede ser diagnosticada desde tres niveles: 

1.    El nivel más alto abarca la organización como un todo e incluye el diseño de la compañía y los diversos mecanismos para reestructurar recursos tales como los sistemas de recompensas y medición, y la cultura organizacional. 

2.    El nivel siguiente, que involucra al grupo o departamento, incluye el diseño del grupo y los diversos mecanismos para reestructurar las interacciones entre los miembros, tales como normas y estrategias de trabajo. 

3.    El nivel base considera el trabajo individual o el puesto. Esto incluye las maneras mediante las cuales se diseñan las tareas de acuerdo con los requerimientos del trabajo. Realmente se considera que la clave para realizar un buen diagnóstico implica conocer cada nivel, y de qué manera cada uno de éstos afecta al otro. Por ejemplo, si se pretende diagnosticar el trabajo de grupo, es necesario conocer qué características de los mismos son importantes para su funcionamiento, y la forma en que la organización, como un todo, afecta al grupo. En conclusión, todos los niveles están estrechamente relacionados y todos deben perseguir un objetivo común. 

En el cuadro 4.1 se representa la organización según el enfoque de sistemas, el grupo o el trabajo individual en relación con sus inputs, procesos de transformación y outputs.

Este esquema se comprende mejor si se analizan los valores del DO que involucran a las áreas organizacional, grupal o individual. 

 

Los valores del DO 

1.    Ofrecer oportunidades para que las personas se desempeñen como seres humanos y no como elementos de la producción. 

2.    Ofrecer oportunidades para que cada miembro de la organización, así como esta, desarrollen todo su potencial. 

3.    Aumentar la eficiencia del organismo en función de todas sus metas. 

4.    Crear un ambiente en el que sea posible encontrar trabajo estimulante que signifique un reto. 

5.    Proporcionar oportunidades a miembros de los organismos que influyen en la forma de desempeñar el trabajo en la organización y en el medio.

6.    Tratar a cada ser humano como persona que tiene diversas necesidades, todas las cuales son importantes para su trabajo y su vida. 

Ahora bien, ¿qué requisitos debe cumplir el DO para alcanzar sus objetivos? 

1.    Que sea un proceso dinámico, continuo y dialéctico. 

2.    Que sea un proceso de cambios planeados con base en los diagnósticos de la organización. 

3.    Se deben usar estrategias, instrumentos y métodos para lograr que la interacción entre personas y grupos sea óptima. 

4.    Su objetivo es el constante mejoramiento y renovación de los sistemas abiertos de comportamiento, con el fin de incrementar la salud, la eficiencia y el desarrollo, tanto de la organización como de sus integrantes. 

En muchas organizaciones el enfoque de sistemas ayuda a vislumbrar los cambios que se deben llevar a cabo en diversos componentes de las mismas. 

Modelo de sistemas de Rensis Likert 

Likert desarrolló un modelo de sistemas internos, en el cual se agrupan las dimensiones de la organización humana de una empresa en tres amplias categorías de variables: causales, interventoras y de resultado final, cuyas principales características son: 

1. Variables causales (VC): éstas determinan el curso del desarrollo de una organización y los resultados logrados por ella. Incluyen solo aquellas variables independientes que pueden ser alteradas o cambiadas por la organización y su administración. Además, consideran aspectos tales como la estructura de la organización (organigrama), las políticas, decisiones, estrategias de dirección y comercialización, así como las habilidades y comportamiento administrativos. 

2. Variables interventoras (VI): éstas reflejan el estado interno y la salud de la organización. Incluyen la lealtad del personal, sus motivaciones, actitudes, metas y percepciones, así como su capacidad para establecer una adecuada comunicación y toma de decisiones. 

3. Variables de resultado final (VRF): éstas son variables dependientes que reflejan los logros de la organización, tales como productividad, costos, pérdidas por desperdicio, utilidades, etcétera. 

La figura 4.5 muestra la manera en la que se pueden representar estos tres tipos de variables: 

o también es posible representarlas con la fórmula:
VRF = F(VC, VI) 

Así pues, se puede decir que el DO es el resultado de la evolución de una serie de técnicas de las ciencias sociales que tienen por objetivo facilitar que los miembros de la organización se adecuen a la empresa y que, al mismo tiempo, sus objetivos individuales sean tomados en cuenta por ésta. 

Se presentan ahora, para mayor comprensión de lo expuesto, algunos diagramas que sugerimos seguir y que están relacionados con acciones específicas que ayudan al consultor a: 

1.Involucrar a la alta dirección en los procesos de cambio.
2.Motivar al personal de las organizaciones para que acepte con más facilidad el cambio.