Desarrollo Organizacional Lección 4.1

 Instrumentos para recopilar información

1.     Introducción

La recopilación de la información y su análisis de los datos le permite organizar y examinar la información para contestar a las interrogantes que surgen respecto a los diversos procesos de la organización, lo cual le permite descubrir las causas de los problemas organizacionales e identificar las pautas para el desarrollo de la empresa. Con ello se procede a retroalimentar a los miembros del grupo gerencial con la información obtenida y a continuación se transmite a los demás integrantes de la empresa. Algunas de las preguntas que deben plantear son:

• ¿Cuál es el problema y qué es lo que parece estar causándolo?

• Dentro del sistema, ¿cuál es el grado de aceptación y resistencia a las diversas posibilidades de cambio?

• ¿Existe conciencia de la necesidad del cambio en todos los niveles?

• ¿Se permite examinar los problemas centrales en todos los niveles de la organización?

• ¿Se conoce en la organización que el cambio tiene su grado de recompensa?

• ¿Se logra algún beneficio si se permanece en la situación actual?

2.     Recopilación de la información

a.      Cuestionarios

Tiene como objetivo descubrir hechos y opiniones, reuniendo los datos objetivos y cuantificables, por ello, las preguntas deben estar destinadas al diagnóstico. Toda la información debe ser complementada y comparada con otras fuentes de información, sin embargo, estos suelen ser inoperantes ya que no fomentan el involucramiento ni el diálogo.

b.      Entrevistas:

El propósito de la entrevista es explorar los aspectos relacionados con la eficiencia del grupo. Las entrevistas descubren opiniones y sentimientos positivos o negativos en relación con diversos aspectos: claridad de las metas individuales y de grupo, efecto del estilo administrativo y asuntos personales jamás manifestados.

c.       Observación:

Permite corroborar la información recopilada. Proporciona información del comportamiento “real”, sin embargo, se debe tener experiencia para poder sacar la correcta información.

d.      Información documental:

Material histórico que constituye un apoyo inmediato para el consultor, ya que antes de emprender cualquier acción en la empresa, puede consultar de manera rápida estadísticas (rotación, ausentismo, índice de accidentes, estudios anteriores, etc.), organigramas y cuadros de procesos, lo que le evita duplicar esfuerzos.

e.      Grupos de enfoque:

Un grupo de enfoque se define como una técnica de recolección de datos que actualmente se ha popularizado entre los consultores de DO con el fin de obtener información relevante acerca del sentir de un grupo de colaboradores respecto a la situación imperante en un departamento, área o la organización en su totalidad. El también conocido como focus group se lleva a cabo por medio de una entrevista grupal en la que todas las personas entrevistadas se reúnen y mediante algunas “preguntas detonantes” emiten sus opiniones tanto a título individual por escrito, como a nivel grupal, intercambiando puntos de vista.

3.     Análisis y retroalimentación de la información

El análisis de la información obtenida mediante los primeros cuatro métodos estudiados en este capítulo (entrevista, cuestionario, observación y documentación de archivo) se puede llevar a cabo mediante dos grandes enfoques: el análisis cualitativo y el cuantitativo. El primero es fácil de realizar, pero la ponderación de los datos se torna compleja. Entre las herramientas cualitativas se pueden considerar el análisis de contenido, el análisis de campo-fuerza de Kurt Lewin y los diagramas.